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il software giusto per imprese di piccole e medie dimensioni

CAMBIARE SOFTWARE E’ UN GRAVE ERRORE – Giancarlo Cungi

Il problema più grande si nasconde nel dettaglio più piccolo.

Capitolo 3

Una volta che la decisione di cambiare è presa deve essere fatto un lavoro molto semplice ma di fondamentale importanza: la raccolta dei requisiti di base.

Ma insomma, dico io, se la decisione di cambiare è presa, vogliamo mettere giù due righe, nero su bianco, sul cosa ci spinge a cambiare? Su cosa vogliamo migliorare? Su chi coinvolgere?

Questa è una ottima occasione per ripensare ad un po’ di cose, c’è collaborazione e si condividono idee, queste idee portano a scrivere degli obiettivi da raggiungere, obiettivi importanti perché il cambio si sa, costa tempo e denaro, non si può cambiare gestionale tutti gli anni (vedi Capitolo 2).

Questo elenco (o lista) è fondamentale per poi poter scegliere i fornitori ERP in grado di mostrare come tali requisiti potrebbero essere risolti dal nuovo sistema.

Come potete immaginare, la chiave per una raccolta dei requisiti che abbia un valore è scendere nei dettagli, cosa che raramente viene fatta, purtroppo.

Ad esempio, se si elenca come requisito, – essere in grado di prendere un ordine cliente-  qualsiasi consulente potrebbe dire che si, il proprio prodotto ERP lo fa.

Essere in grado di prendere un ordine cliente in qualsiasi unità di misura e in qualsiasi valuta è già una definizione più dettagliata e qui alcune soluzioni gestionali potrebbero già cadere.

Essere in grado di prendere un ordine di clienti in qualsiasi unità di misura e in qualsiasi valuta anche via internet e su dispositivi mobile è una descrizione ancora più fine.

Ma attenzione, se al punto sopra esposto aggiungiamo, per esempio, l’aspetto legato alla gestione agenti, il calcolo delle provvigioni e come questo varia in funzione dello sconto applicato, state certi che non tutti i produttori ERP sarebbero probabilmente in grado di rispondere affermativamente a tale esigenza, oppure potrebbero aver necessità di integrare la soluzione di base con programmi aggiuntivi di sviluppati da terze parti (add-on certificati o meno) il che aggiungerebbe alcune criticità sia di tipo economico che funzionale.

Questo è un semplice esempio per farvi capire come a volte dare alcune cose per scontate porta a sbagliare.

Supponendo che si preveda di implementare tutti i moduli di un ERP – amministrazione, finanza e controllo di gestione, pianificazione, acquisti e vendite, crm, logistica e distribuzione, produzione, ecc. – allora capite da soli che il giusto livello di dettaglio che potrebbe dare un discreto risultato probabilmente non potrebbe essere inferiore a 500 requisiti, diciamo che potrebbe andare da 500 a 2500 requisiti, tutti rigorosamente scritti.

Si, è vero, è un grande lavoro quello che c’è da fare e non è gratuito, ma se questo lavoro non viene fatto è indispensabile capire che il budget (cifra stanziata per il cambio del software) con tutta probabilità salterà, esploderà come una bomba ad orologeria nel bel mezzo del progetto e quest’ultimo andrà completamente fuori controllo.

Con il progetto andrà fuori controllo il costo per la sua implementazione (potrebbe duplicare il budget inizialmente ipotizzato), andrà a farsi friggere la tempistica concordata, salirà la tensione nel gruppo di lavoro, finirà la collaborazione sinergica tra le risorse, regnerà il caos. Tutto questo a danno totale dell’azienda.

La raccolta dei requisiti richiede pazienza, quasi una ossessione per i dettagli, la conoscenza del business dell’azienda e grandi capacità di comunicazione per far sì che le persone coinvolte siano stimolate a raccontare aspetti del loro lavoro che potrebbero dare per scontato.

È consigliabile che la raccolta dei requisiti sia effettuata da qualcuno (o da un gruppo) diverso da quello che avrà il compito di gestire poi il progetto di implementazione dell’ERP.

Vuoi sapere quali sono le domande giuste da fare? Quali sono i problemi legati alla documentazione prodotto? Quali sono i confini giuridici? Per questo motivo può essere un ottimo investimento incaricare un consulente ERP con esperienza che può aiutare moltissimo e fornire le risposte che servono.

Adesso vi dico quello che gli altri non vi dicono (ma che tutti più o meno sanno): solo una percentuale variabile tra il 14 ed il 18% (a seconda delle fonti che si trovano) di chi affronta un cambio di sistema ERP dichiara che il progetto è stato di successo, una percentuale analoga dichiara che il progetto è stato abbandonato (fallito), il resto dichiara che il progetto è stato problematico, non ha sortito gli effetti sperati, ha deluso le aspettative (oltre il 60%).

Quindi le probabilità che alla fine del percorso siate soddisfatti sono, purtroppo, poche, tanti soldi spesi per nulla.

La raccolta dei requisiti è un compito importante ed assolutamente strategico per l’azienda, se fatto bene il ritorno sarà enorme.

A presto, Giancarlo Cungi

Mi piace la tecnologia quando porta innovazione e valore per le persone e non quando complica la vita, mi piace parlarne in modo semplice e chiaro senza tecnicismi.

Non esitare a contattarmi per un aiuto sulla scelta del tuo prossimo software gestionale, giancarlo.cungi@infoitalia.com.

 

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software gestionale aziendale

CAMBIARE SOFTWARE E’ UN GRAVE ERRORE – Giancarlo Cungi

Niente succede mai per caso…

Capitolo 4.

Si, lo so, siete ancora sotto shock per quanto avete letto nel precedente capitolo (clicca qui per accedervi subito Capitolo 3).

Ma dovete sapere che niente succede mai per caso (piaciuta la citazione?) e se il risultato non è quello che vi aspettavate ci sono delle ragioni ben precise.

Pensavate che cambiare il software gestionale fosse facile come bere un bicchiere d’acqua ed invece avete scoperto che soltanto una percentuale compresa tra il 14% ed il 18% dichiara che il progetto di “change” è stato un successo.

Tutti gli altri (oltre l’80%) che fine anno fatto?

Molti sono ancora lì a capire che cosa sia successo e vagano per gli uffici con nuovi fogli di carta in mano (alla faccia della digitalizzazione), altri sono entrati nel gruppo degli alcolisti anonimi dato che era l’unico modo per dimenticare la frustrazione dell’insuccesso. I più fortunati sono invece lì a lavorare sul nuovo programma e, dopo mesi di tribolazioni e tanti soldi investiti (investiti nel senso che ci sono passati sopra con un rullo compressore polverizzandoli!), fanno esattamente le cose che facevano prima.

Amici, c’è poco da ridere ve lo assicuro, di questi tempi la PMI soffre e soffre anche molto, buttare via soldi è sempre sbagliato ma di questi tempi può essere addirittura fatale.

Allora cerchiamo di capire come poter rientrare invece tra i fortunati imprenditori che si sono dotati di un nuovo sistema ERP “fiammante” e che non si sono fatti male.

Diciamo che l’attività da svolgere internamente all’azienda è stata correttamente svolta, abbiamo quindi capito che cosa spinge l’azienda verso il cambiamento, abbiamo definito le risorse che saranno coinvolte nel cambiamento, abbiamo identificato un budget da investire, è chiaro l’obiettivo da raggiungere e per ultimo, abbiamo elencato i requisiti da soddisfare.

Riepilogo dei 5 step fondamentali:

(1)   analisi delle motivazioni e della “cornice” di progetto;

(2)   definizione delle risorse – key user;

(3)   identificazione risorse economiche – budget;

(4)   identificazione degli obiettivi da raggiungere;

(5)   definizione dei requisiti di progetto.

Adesso è il momento di scegliere i probabili fornitori del nuovo software ERP.

Si tratta di una decisione importante e da svolgere con la giusta attenzione. Riuscire ad orientarsi nella scelta non è sempre facile ma, con alcuni accorgimenti potrai valutare al meglio i potenziali fornitori e verificare se il loro modo di lavorare è in linea con le tue aspettative e necessità.

Ti consiglio di non iniziare il confronto diretto con troppi interlocutori ma di ridurlo ad un massimo di tre, non di più.

Una selezione preliminare può essere fatta grazie alle informazioni di dominio pubblico, si va su google e si fanno delle ricerche, se c’è qualche evento di settore (SMAU o similari) si va a fare un giro, se c’è una fiera e vi partecipiamo proviamo a vedere se c’è qualche fornitore ICT, in genere c’è sempre qualche azienda specializzata che espone e presenta le proprie soluzioni.

Comunque sia, la vostra selezione deve tenere conto di due elementi molto importanti:

–       Il software proposto

–       La società che lo propone (il partner)

Proviamo a definire alcune categorie di software gestionali:

(1)   Software pacchettizzati, offerti con i diversi moduli applicativi, solitamente vendite, acquisti, magazzino etc., contabilità anche se a volte questa può venire gestita da un software specifico che è stato collegato o integrato. Questi programmi sono molto diffusi perché risolvono dei problemi generici oppure a volte molto specifici, in questo casi si parla di software gestionali “verticali” cioè settoriali. Questi software generici sono quelli più utilizzati nella piccole imprese e sono sviluppati da software house per lo più di piccole dimensioni e con un bacino di clientela localizzata geograficamente. I gestionali verticali invece sono quelli nati per risolvere problemi molto molto specifici, sono i software gestionali tipici dei distretti industriali, nati sulle esigenze di imprese che operano in settori particolari (tessile-abbigliamento, metalmeccanica-lamiere, orafo-gioielleria, calzature, ceramica, agricolo florovivaistico, ecc.). L’Italia è ricca di distretti industriali e di micro-imprese, questa regola vale anche per i fornitori di software gestionale, sono tanti e la maggior parte di piccole dimensioni.

(2)   Software specifici per alcune operazioni aziendali. Prendiamo ad esempio i programmi per gestire la logistica di magazzino e le movimentazioni della merce, oppure per la pianificazione e gestione della produzione, per la raccolta ordini tramite portali oppure APP, per la gestione della tesoreria aziendale, potrei andare avanti molto ma mi fermo qui. Sono questi solitamente programmi che vengono aggiunti ad un programma gestionale di base per aggiungere e/o migliorare specifiche funzionalità.

(3)   Poi ci sono gli ERP, software gestionali strutturati, che provengono tipicamente da produttori internazionali ma non solo. Sistemi molto parametrici e flessibili, adatti a gestire organizzazioni che operano su più paesi e con processi aziendali a volte molto strutturati. Tra questi i più conosciuti sono SAP, Microsoft, Oracle tanto per citare i soliti noti “internazionali”, in Italia ci sono Zucchetti, Team System, ecc..

(4)   Software “open source”. Qui andiamo un attimo a leggere la definizione di Wikipedia “In informatica, il termine inglese open source (che significa sorgente aperta) indica un software di cui gli autori (più precisamente, i detentori dei diritti) rendono pubblico il codice sorgente, favorendone il libero studio e permettendo a programmatori indipendenti di apportarvi modifiche ed estensioni. Questa possibilità è regolata tramite l’applicazione di apposite licenze d’uso. Il fenomeno ha tratto grande beneficio da Internet, perché esso permette a programmatori distanti di coordinarsi e lavorare allo stesso progetto.”

Parlare di open source è difficile perché, concettualmente parlando, si entra in un ambito della tecnologia che travalica l’aspetto tecnico e funzionale, tutto passa in secondo piano perché in primo piano c’è il “credo”. Qui si arriva allo scontro irrazionale, si passa nella dimensione del tifo da stadio per la squadra, al fanatismo, alla fede religiosa.

Provate ad un fan della Apple, per fare un esempio, a fargli comprare un notebook con Windows oppure uno smartphone Samsung. Piuttosto resta senza pc e non chiama più per tutta la vita ma non tradirà mai la “mela”.

Ecco, parlando di open source si entra in quell’ambito lì, ci sono i sostenitori dei programmi con licenza a pagamento e quelli per l’open source, le visioni del “mondo” divergono in modo irreparabile. Adesso io non entro nel merito perché ci vuole molto tempo per spiegare i pro ed i contro dell’una e dell’altra scelta, più avanti proveremo a fare una analisi tecnico/scientifica tentando di fare un po’ di chiarezza.

Poi ci sono i software che si utilizzano tramite internet (cloud) pagando un canone mensile oppure che si installano sul PC/Server dell’azienda acquistando la licenza d’uso e si usano direttamente tramite la rete aziendale. Affittare o comprare? Cosa conviene? Dipende….

Certo direte voi, una cosa è parlare di grandi aziende ed un’altra cosa è parlare di piccole imprese, quindi tutto dipende dalla dimensione aziendale, non è vero?

Assolutamente no. Purtroppo le cose si complicano in quanto non è corretto pensare che una PMI ha piccoli problemi e semplici esigenze.

Al contrario, il dinamismo delle piccole e medie imprese unito alla limitata disponibilità di risorse, impone a queste ultime di lavorare con strumenti molto flessibili e dai costi di implementazione contenuti.

Alla prossima, Giancarlo Cungi.

Se ti serve una mano per implementare il tuo prossimo software gestionale sappi che questo non ti costerà un patrimonio ma ti consentirà di risparmiarti un sacco di soldi e tanti mal di testa, scrivimi giancarlo.cungi@infoitalia.com.

Ehi! Abbiamo creato anche la pagina “company” su Linkedin, seguici per non perdere i prossimi articoli (clicca qui).

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PMI: cambiare il software gestionale è un grave errore.

software

Come scegliere un nuovo software gestionale per la propria azienda?

Molto semplice, basta googolare (o gugolare, come preferite, significa ricercare su google, e si, confermo, stiamo diventando matti mi rendo conto anche se sono certo che twittare vi sembra più carino giusto? Però vale lo stesso principio, tutti o nessuno!) per trovare un sacco di roba, ma veramente tanta…del tipo … the “ultimate guide” – 10 passi per scegliere l’ERP perfetto – 9 regole infallibili per scegliere il tuo nuovo software – 8 domande da fare per non sbagliare – 7 regole assolute – 6 passi per software perfetto – 5, 4, 3, 2…1 partito!

Ma come si può quindi sbagliare nonostante tutte queste guide e mille consigli? Perché dopo qualche settimana o mese di implementazione arriviamo al “Huston, we have a problem” (parafrasando sempre sul tema …3,2,1 lancio!).

Internet è pieno di preziosi consigli, si trova di tutto, ma la giusta domanda da porsi è la seguente: esiste veramente la “guida alla scelta del software perfetto per me”?

Il mio consiglio è in “quattro passi”, quelli che dovete fare uscendo dall’ufficio per prendervi una boccata d’aria fresca, l’alternativa per quelli più simili a me è “20 minuti” di running al parco in pausa pranzo oppure quando volete voi.

Mentre passeggiate o correte riflettete su quanto avrete letto qui.

Ma scusate, chi ve lo fa fare di cambiare? Ne siete proprio sicuri? Ma perché buttare l’investimento fatto in anni e anni di tribolazioni e arrabbiature? Proprio adesso che più o meno tutto sta in piedi?

Si, perché diciamocelo, il vostro sistema IT sta in piedi altrimenti lo avreste già cambiato da tempo.

Quindi, se sta in piedi e vi è costato un patrimonio, siete proprio sicuri di voler ricominciare un’altra volta?  Se siete qui a leggere in questo momento significa che la risposta è Si, volete ricominciare perché è necessario al vostro business.

Se l’ultima volta che avete affrontato l’argomento avete fatto la scelta giusta, in questo momento il vostro software potrebbe avere tra i 4 ed i 6 anni (questo è il ciclo di vita media di un software).

La necessità di sostituzione di un programma gestionale ERP (Enterprise resource planning, letteralmente “pianificazione delle risorse d’impresa”, abbreviato in ERP ed è un sistema di gestione, chiamato in informatica sistema informativo, che integra tutti i processi di business rilevanti di un’azienda, vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità etc.) normalmente è determinata dalla velocità con cui il sistema può supportare il programma strategico di un’azienda, soddisfare le sue aspettative di crescita, oppure per snellire e semplificare i processi a causa di una riorganizzazione. La durata di un ERP può anche essere molto più breve se il contesto in cui un’organizzazione opera è molto competitivo, dinamico e veloce, in questi casi adottare un nuovo sistema gestionale a supporto del business può fare la differenza. Penso a quelle aziende che diventano “globali”, si espandono all’estero con filiali o stabilimenti, per restare competitive in quel caso è necessario cambiare modello di business, diversificare la propria offerta di prodotti per espandersi in nuovi mercati e aree geografiche, in questi casi i sistemi gestionali ERP non idonei possono ostacolare di molto la crescita incidendo pesantemente anche sui profitti.

Cambiare software dunque si può e si deve fare, anzi, per esperienza dico che è necessario e che le motivazioni che spingono al cambiamento sono sempre corrette e giustificano l’investimento.

Cambiare software però nasconde delle insidie, adesso vi dico quello che gli altri non vi dicono (ma che tutti più o meno sanno): solo una percentuale variabile tra il 14 ed il 18% (a seconda delle fonti che si trovano) di chi affronta un cambio di sistema ERP dichiara che il progetto è stato di successo, una percentuale analoga dichiara che il progetto è stato abbandonato (fallito), il resto dichiara che il progetto è stato problematico, non ha sortito gli effetti sperati, ha deluso le aspettative (oltre il 60%).

Quindi le probabilità che alla fine del percorso siate soddisfatti sono poche, tanti soldi spesi per nulla.

Allora cerchiamo di capire come poter rientrare invece tra i fortunati imprenditori che si sono dotati di un nuovo sistema ERP “fiammante” e che non si sono fatti male.

Cambiare software affrontando un nuovo progetto IT (IT sta per Information Tecnology) significa di fatto affrontare un percorso complesso, una strada piena di sassi e buche che se percorsa (o “corsa” nel mio caso) distrattamente o senza la dovuta consapevolezza finirà per crearvi seri problemi (anche fisici, non scherzo, i mal di pancia o mal di testa ci rientrano pienamente).

Un progetto IT ha delle criticità, sempre, e questo lo dovete sapere. Queste criticità sono enunciate come il Vangelo nell’articolo del Dott. Marco Sampietro – Project Manager Professor at SDA Bocconi School of Management – dal titolo “I fattori critici nei progetti informatici”. E’ un articolo del 2007 ma la sua attualità è indiscutibile.

Se volete leggerlo lo trovate con una facile ricerca su google (googolate gente! googolate!).

Se invece avete poco tempo vi sintetizzo io qui gli aspetti principali nelle prossime poche righe.

“Gestire progetti informatici – scrive Marco – è certamente un’attività complessa e molto sfidante, ogni progetto ha delle caratteristiche peculiari, non esistono quindi ricette per il successo replicabili in tutte le situazioni”.

E con questo potremmo chiudere il dibattito, non esistono regole assolute, pozioni magiche, domande assolute per non sbagliare….ma, attenzione….

“Esistono tuttavia dei fattori che hanno evidenziato un elevato tasso di ripetitività e un notevole impatto sulle performance di progetto. Questi fattori sono detti Fattori Critici di Successo”.

Quali sono dunque i Fattori Critici di Successo?

Io voglio parlare di software gestionale ERP quindi, sfatiamo subito un mito, raramente è colpa del programma (la tecnologia software o hardware che sia in generale) che avete appena deciso di comprare in sostituzione del vecchio. Lo so, può sembrare strano, quante volte mi sono sentito dire anche io “era meglio quello di prima”, nelle prime settimane d’uso del nuovo programma può accadere, siamo reticenti al cambiamento se questo ci costringe ad uscire dalla nostra zona di confort, fortunatamente il tempo aiuta, ci si abitua, si comincia ad apprezzare, sempre di più fino a quando il “era meglio prima” diventa “si, prima era impossibile fare”.

I problemi “tecnologici” sono risolvibili con metodi scientifici (uso le parole di Marco Sampietro perché non ne esistono di più chiare e migliori) in quanto schematizzabili oggettivamente. Un programma una cosa la fa oppure non la fa, se non la fa la si può far fare, sempre (queste sono parole mie).

I fattori critici di successo, ed arrivo quindi alla notizia per voi, sono tutti riconducibili alle persone, alle relazioni che si instaurano nel progetto, alle aspettative che le persone hanno, a come le persone condurranno il progetto stesso dall’inizio alla fine. Si, tutto dipende dalle persone, dalle competenze e dalle professionalità che saranno coinvolte nel lavoro che vi aspetta, un lavoro quasi quotidiano che in certi momenti non vi farà dormire la notte.

Tutto dipende dalle persone e dalla loro capacità di restare focalizzate sull’obiettivo tenendo alta l’attenzione ed evitando la disaffezione che è il “cancro” potenziale di ogni progetto.

Ecco per voi i cardini ai quali vi dovete attaccare come si attacca il Paguro alla conchiglia se volete avere una buona possibilità di riuscita nel vostro progetto IT:

  • obiettivi chiari e condivisi (la “cornice” del progetto deve essere definita) perché troppo spesso si confondono gli obiettivi funzionali con quelli di business attesi;
  • il coinvolgimento dello “sponsor” del progetto nelle riunioni principali è fondamentale e lo sponsor siete voi, voi che avete detto “si, dobbiamo cambiare” (l’armiamoci e partite anche qui non ha mai funzionato);
  • dovete avere aspettative realistiche con una panificazione realistica e compatibile con le vostre necessità aziendali, ricordatevi che le vostre persone hanno già da lavorare e sono occupate tutto il giorno, quando si cambia software è necessario organizzarsi bene per recuperare tempo da dedicare alle riunioni, i test funzionali, la verifica dei dati, la formazione, ecc.;
  • Chiedete agli informatici di turno di parlare semplice ed in modo chiaro per evitare le incomprensioni (basta con le sigle ed i tecnicismi, non sono questi i fattori qualificanti per i professionisti dell’informatica) e chiedete loro di comprendere bene il vostro contesto di riferimento per capire quali sono i processi più complessi da non sottovalutare.

Cambiare gestionale è quindi un grave errore? Ovviamente la mia è una provocazione ironica, cambiare gestionale si può e si deve fare.

I problemi non sono nel programma che avete comprato, certamente quello lo avete scelto correttamente. Avrete preso un ottimo e blasonato ERP se la vostra azienda cresce, volete facilitare ed accelerare il cambiamento in atto, innovare processi e prodotti, automatizzare e semplificare. Avrete scelto un software più “piccolo” e basico se invece la crisi vi ha “bastonato” e retrocesso, non c’e’ niente di male succede anche ai migliori, anzi, ridurre i costi di manutenzione annuali e per i servizi tecnici è cosa buona e giusta, recupererete denaro da investire per il vostro rilancio aziendale. Si può quindi salire di livello o scendere, l’importante è non restare immobili perché intorno a noi tutto cambia alla velocità della luce.

Quindi adesso avete capito che voi sarete coinvolti in prima persona e non potrete esimervi dal prendere decisioni “incisive” nei momenti creati appositamente per questo.

Avrete la responsabilità di scegliere il vostro team interno con le persone che seguiranno in prima persona l’implementazione e la valideranno, prima ancora avrete scelto il software giusto per voi con il team di informatici che vi aiuterà nel progetto.

Tenete sempre bene a mente che la gestione del progetto e delle sue complessità è più importante della tecnologia scelta e che le competenze relazionali ed organizzative incideranno molto sul successo dell’operazione.

Buon cambio di gestionale allora, se vi serve una mano io sono qui.

Per chiarimenti, suggerimenti o se vorrete semplicemente condividere le vostre esperienze non vi resta che scrivermi una email a questo indirizzo giancarlo.cungi@infoitalia.com