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PMI: cambiare il software gestionale è un grave errore.

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Come scegliere un nuovo software gestionale per la propria azienda?

Molto semplice, basta googolare (o gugolare, come preferite, significa ricercare su google, e si, confermo, stiamo diventando matti mi rendo conto anche se sono certo che twittare vi sembra più carino giusto? Però vale lo stesso principio, tutti o nessuno!) per trovare un sacco di roba, ma veramente tanta…del tipo … the “ultimate guide” – 10 passi per scegliere l’ERP perfetto – 9 regole infallibili per scegliere il tuo nuovo software – 8 domande da fare per non sbagliare – 7 regole assolute – 6 passi per software perfetto – 5, 4, 3, 2…1 partito!

Ma come si può quindi sbagliare nonostante tutte queste guide e mille consigli? Perché dopo qualche settimana o mese di implementazione arriviamo al “Huston, we have a problem” (parafrasando sempre sul tema …3,2,1 lancio!).

Internet è pieno di preziosi consigli, si trova di tutto, ma la giusta domanda da porsi è la seguente: esiste veramente la “guida alla scelta del software perfetto per me”?

Il mio consiglio è in “quattro passi”, quelli che dovete fare uscendo dall’ufficio per prendervi una boccata d’aria fresca, l’alternativa per quelli più simili a me è “20 minuti” di running al parco in pausa pranzo oppure quando volete voi.

Mentre passeggiate o correte riflettete su quanto avrete letto qui.

Ma scusate, chi ve lo fa fare di cambiare? Ne siete proprio sicuri? Ma perché buttare l’investimento fatto in anni e anni di tribolazioni e arrabbiature? Proprio adesso che più o meno tutto sta in piedi?

Si, perché diciamocelo, il vostro sistema IT sta in piedi altrimenti lo avreste già cambiato da tempo.

Quindi, se sta in piedi e vi è costato un patrimonio, siete proprio sicuri di voler ricominciare un’altra volta?  Se siete qui a leggere in questo momento significa che la risposta è Si, volete ricominciare perché è necessario al vostro business.

Se l’ultima volta che avete affrontato l’argomento avete fatto la scelta giusta, in questo momento il vostro software potrebbe avere tra i 4 ed i 6 anni (questo è il ciclo di vita media di un software).

La necessità di sostituzione di un programma gestionale ERP (Enterprise resource planning, letteralmente “pianificazione delle risorse d’impresa”, abbreviato in ERP ed è un sistema di gestione, chiamato in informatica sistema informativo, che integra tutti i processi di business rilevanti di un’azienda, vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità etc.) normalmente è determinata dalla velocità con cui il sistema può supportare il programma strategico di un’azienda, soddisfare le sue aspettative di crescita, oppure per snellire e semplificare i processi a causa di una riorganizzazione. La durata di un ERP può anche essere molto più breve se il contesto in cui un’organizzazione opera è molto competitivo, dinamico e veloce, in questi casi adottare un nuovo sistema gestionale a supporto del business può fare la differenza. Penso a quelle aziende che diventano “globali”, si espandono all’estero con filiali o stabilimenti, per restare competitive in quel caso è necessario cambiare modello di business, diversificare la propria offerta di prodotti per espandersi in nuovi mercati e aree geografiche, in questi casi i sistemi gestionali ERP non idonei possono ostacolare di molto la crescita incidendo pesantemente anche sui profitti.

Cambiare software dunque si può e si deve fare, anzi, per esperienza dico che è necessario e che le motivazioni che spingono al cambiamento sono sempre corrette e giustificano l’investimento.

Cambiare software però nasconde delle insidie, adesso vi dico quello che gli altri non vi dicono (ma che tutti più o meno sanno): solo una percentuale variabile tra il 14 ed il 18% (a seconda delle fonti che si trovano) di chi affronta un cambio di sistema ERP dichiara che il progetto è stato di successo, una percentuale analoga dichiara che il progetto è stato abbandonato (fallito), il resto dichiara che il progetto è stato problematico, non ha sortito gli effetti sperati, ha deluso le aspettative (oltre il 60%).

Quindi le probabilità che alla fine del percorso siate soddisfatti sono poche, tanti soldi spesi per nulla.

Allora cerchiamo di capire come poter rientrare invece tra i fortunati imprenditori che si sono dotati di un nuovo sistema ERP “fiammante” e che non si sono fatti male.

Cambiare software affrontando un nuovo progetto IT (IT sta per Information Tecnology) significa di fatto affrontare un percorso complesso, una strada piena di sassi e buche che se percorsa (o “corsa” nel mio caso) distrattamente o senza la dovuta consapevolezza finirà per crearvi seri problemi (anche fisici, non scherzo, i mal di pancia o mal di testa ci rientrano pienamente).

Un progetto IT ha delle criticità, sempre, e questo lo dovete sapere. Queste criticità sono enunciate come il Vangelo nell’articolo del Dott. Marco Sampietro – Project Manager Professor at SDA Bocconi School of Management – dal titolo “I fattori critici nei progetti informatici”. E’ un articolo del 2007 ma la sua attualità è indiscutibile.

Se volete leggerlo lo trovate con una facile ricerca su google (googolate gente! googolate!).

Se invece avete poco tempo vi sintetizzo io qui gli aspetti principali nelle prossime poche righe.

“Gestire progetti informatici – scrive Marco – è certamente un’attività complessa e molto sfidante, ogni progetto ha delle caratteristiche peculiari, non esistono quindi ricette per il successo replicabili in tutte le situazioni”.

E con questo potremmo chiudere il dibattito, non esistono regole assolute, pozioni magiche, domande assolute per non sbagliare….ma, attenzione….

“Esistono tuttavia dei fattori che hanno evidenziato un elevato tasso di ripetitività e un notevole impatto sulle performance di progetto. Questi fattori sono detti Fattori Critici di Successo”.

Quali sono dunque i Fattori Critici di Successo?

Io voglio parlare di software gestionale ERP quindi, sfatiamo subito un mito, raramente è colpa del programma (la tecnologia software o hardware che sia in generale) che avete appena deciso di comprare in sostituzione del vecchio. Lo so, può sembrare strano, quante volte mi sono sentito dire anche io “era meglio quello di prima”, nelle prime settimane d’uso del nuovo programma può accadere, siamo reticenti al cambiamento se questo ci costringe ad uscire dalla nostra zona di confort, fortunatamente il tempo aiuta, ci si abitua, si comincia ad apprezzare, sempre di più fino a quando il “era meglio prima” diventa “si, prima era impossibile fare”.

I problemi “tecnologici” sono risolvibili con metodi scientifici (uso le parole di Marco Sampietro perché non ne esistono di più chiare e migliori) in quanto schematizzabili oggettivamente. Un programma una cosa la fa oppure non la fa, se non la fa la si può far fare, sempre (queste sono parole mie).

I fattori critici di successo, ed arrivo quindi alla notizia per voi, sono tutti riconducibili alle persone, alle relazioni che si instaurano nel progetto, alle aspettative che le persone hanno, a come le persone condurranno il progetto stesso dall’inizio alla fine. Si, tutto dipende dalle persone, dalle competenze e dalle professionalità che saranno coinvolte nel lavoro che vi aspetta, un lavoro quasi quotidiano che in certi momenti non vi farà dormire la notte.

Tutto dipende dalle persone e dalla loro capacità di restare focalizzate sull’obiettivo tenendo alta l’attenzione ed evitando la disaffezione che è il “cancro” potenziale di ogni progetto.

Ecco per voi i cardini ai quali vi dovete attaccare come si attacca il Paguro alla conchiglia se volete avere una buona possibilità di riuscita nel vostro progetto IT:

  • obiettivi chiari e condivisi (la “cornice” del progetto deve essere definita) perché troppo spesso si confondono gli obiettivi funzionali con quelli di business attesi;
  • il coinvolgimento dello “sponsor” del progetto nelle riunioni principali è fondamentale e lo sponsor siete voi, voi che avete detto “si, dobbiamo cambiare” (l’armiamoci e partite anche qui non ha mai funzionato);
  • dovete avere aspettative realistiche con una panificazione realistica e compatibile con le vostre necessità aziendali, ricordatevi che le vostre persone hanno già da lavorare e sono occupate tutto il giorno, quando si cambia software è necessario organizzarsi bene per recuperare tempo da dedicare alle riunioni, i test funzionali, la verifica dei dati, la formazione, ecc.;
  • Chiedete agli informatici di turno di parlare semplice ed in modo chiaro per evitare le incomprensioni (basta con le sigle ed i tecnicismi, non sono questi i fattori qualificanti per i professionisti dell’informatica) e chiedete loro di comprendere bene il vostro contesto di riferimento per capire quali sono i processi più complessi da non sottovalutare.

Cambiare gestionale è quindi un grave errore? Ovviamente la mia è una provocazione ironica, cambiare gestionale si può e si deve fare.

I problemi non sono nel programma che avete comprato, certamente quello lo avete scelto correttamente. Avrete preso un ottimo e blasonato ERP se la vostra azienda cresce, volete facilitare ed accelerare il cambiamento in atto, innovare processi e prodotti, automatizzare e semplificare. Avrete scelto un software più “piccolo” e basico se invece la crisi vi ha “bastonato” e retrocesso, non c’e’ niente di male succede anche ai migliori, anzi, ridurre i costi di manutenzione annuali e per i servizi tecnici è cosa buona e giusta, recupererete denaro da investire per il vostro rilancio aziendale. Si può quindi salire di livello o scendere, l’importante è non restare immobili perché intorno a noi tutto cambia alla velocità della luce.

Quindi adesso avete capito che voi sarete coinvolti in prima persona e non potrete esimervi dal prendere decisioni “incisive” nei momenti creati appositamente per questo.

Avrete la responsabilità di scegliere il vostro team interno con le persone che seguiranno in prima persona l’implementazione e la valideranno, prima ancora avrete scelto il software giusto per voi con il team di informatici che vi aiuterà nel progetto.

Tenete sempre bene a mente che la gestione del progetto e delle sue complessità è più importante della tecnologia scelta e che le competenze relazionali ed organizzative incideranno molto sul successo dell’operazione.

Buon cambio di gestionale allora, se vi serve una mano io sono qui.

Per chiarimenti, suggerimenti o se vorrete semplicemente condividere le vostre esperienze non vi resta che scrivermi una email a questo indirizzo giancarlo.cungi@infoitalia.com